В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.

В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.

В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Выдача средств под отчет

Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.

Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.

В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:

Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.

Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.

Как оформить авансовый отчет

Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.

Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».

В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.


Рисунок 3. Оформление авансового отчета работника

В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).

С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:

  • Приобретение товарно-материальных ценностей (закладка табличной части «Товары»). В этой части функционал Авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг»;
  • Оформить поступление возвратной тары (закладка «Возвратная тара»);
  • Отразить оплату ДС поставщику в счет будущих поступлений или за ранее поставленные товары/оказанные услуги (закладка «Оплата»). Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
  • Отразить прочие расходы (закладка «Прочее»). На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную.

Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.

Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.

Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:

  • В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
  • В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.

Ниже рассмотрены примеры этих операций.

Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами

Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.

Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия

Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.

К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.

Итоги

В системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 присутствует достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.

Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.

- довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, - в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 - возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 - возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 - возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 - отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале .

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)

, студентка факультета Бизнеса, группа 34-01э

научный руководитель,

Этапы взаимодействия организации с подотчетным лицом:

1) Ввод информации о подотчетном лице в справочник Физические лица

В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о подотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица . Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится вся информация о подотчетных лицах. Введем информацию о подотчетном лице (рис.1).

· для того чтобы открыть справочник Физические лица , выберите раздел Справочники на панели инструментов слева, затем нажмите на Физические лица раздела Зарплата и кадры ;

· для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. На экране появится окно для внесения данных о новом физическом лице;

Рис. 1. Элемент справочника Физические лица

В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вводится иная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения, данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее.

2) Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу

При выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу необходимо оформить документ Расходный кассовый ордер (РКО) . Для примера зарегистрируем выдачу подотчетной суммы в размере 2500.00 рублей на покупку канцелярских товаров (рис.2).

· для создания РКО, щелкните мышью на кнопке Выдача Выдача наличных ;

· в поле Вид операции выберите из списка значение Выдача подотчетному лицу ;

· в поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств;

· в поле Получатель выберите из справочника Физические лица необходимого сотрудника организации, которому выдаются деньги под отчет;

· в поле Основание укажите цель, на которую выдается подотчетная сумма;

· щелкните мышью на кнопке Записать , которая располагается над полем Вид операции.

При проведении документа в этом случае формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01-выдача денежных средств подотчетному лицу.

Рис. 2. Окно документа Выдача наличных

Данный документ позволяет получить печатную форму РКО:

· для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите на кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2) со значком печати справа. На экране появится окно печатной унифицированной формы КО-2 (рис.3).

· для печати документа предназначена кнопка Печать , расположенная слева над документом.

Рис. 3. Окно печатной формы документа РКО

Работник расходует денежные средства организации на поставленные цели, после чего обязан в течение трех рабочих дней представить Авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы. Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.

· чтобы создать документ Авансовый отчет , заходим в раздел Банк и касса , пункт Авансовые отчеты . В форме списка нажимаем кнопку Создать . Откроется форма нового документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса, оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом .

Форма документа «Авансовый отчет» имеет четыре закладки. Сначала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника Физические лица или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. На вкладке Авансы указывается документ, по которому выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

Выдача наличных;

Списание с расчетного счета;

Выдача денежных документов.

· первая закладка Авансы служит для отражения полученных авансов. Так как мы уже создали РКО, то нужно щелкнуть мышью на кнопку Добавить под вкладкой авансы и выбрать нужный РКО из списка (рис.5).

Рис. 5. Окно документа Авансовый отчет

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту выданную сумму приобрела:

Бумага для печати – 6 упак. по 200 руб.;

Картридж для принтера – 1 шт. 1300 руб.

· вкладка Товары используется для внесения приобретенных товарно-материальных ценностей (рис.6).

Рис. 6. Окно документа Авансовый отчет, вкладка Товары

После проведения документа, можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (рис.7).

Рисунок 7. Окно операций по документу Авансовый отчет

· на вкладке Оплата отражается информация о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки;

· вкладка Прочее предусмотрена для отражения информации о командировочных расходах, оплаты общехозяйственных нужд и пр. К командировочным расходам можно отнести билеты на самолет, поезд, расходы на бензин, а также суточные. На вкладке нужно ввести дату документа (или расхода), номер и сумму расхода.

Если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Допустим, что мы отправили в командировку другого сотрудника на 3 дня с 19 по 21 ноября . Суточные определены в размере 700 руб. в день. Расходы на проезд составили 7080 руб. (в т. ч. НДС 18%). Авансовый отчет будет выглядеть следующим образом (рис.8):

Рис. 8. Окно документа Авансовый отчет. Вкладка Прочее

6) Возврат неиспользованных денежных средств

Возврат неиспользованных денежных средств оформляется в двух случаях. Во-первых, если подотчетное лицо вообще не использовало выданные денежные средства. В этом случае нужно составить Приходный кассовый ордер на всю сумму выданных ранее денежных средств. Второй вариант, если сотрудник частично использовал выданные средства, тогда оставшиеся денежные средства возвращаются в кассу предприятия по документу Приходный кассовый ордер, а на сумму использованных средств оформляется Авансовый отчет. Предположим, что израсходовала 2400 руб. из ранее выданных 2500 руб. Составим Авансовый отчет на сумму 2400 руб. (Рис.9) и ПКО на сумму 100руб (рис.10).

Рис. 9. Окно печатной формы документа Авансовый отчет

· для оформления возврата неиспользованных денежных средств в кассу нужно выбрать раздел Банк и Касса , далее – Кассовые документы . Для создания ПКО щелкните мышью на кнопке Поступление , расположенной слева над списком кассовых документов. На экране появится окно документа Поступление наличных ;

· в открывающемся списке Вид операции выберите позицию Возврат от подотчетного лица ;

· в поле Сумма вводится сумма денежных средств, неизрасходованная подотчетным лицом и возвращенная в кассу;

· в поле Подотчетное лицо и Принято от указывается сотрудник организации, возвращающий неизрасходованные денежные средства. Также заполняются остальные поля документа: основание, приложение, счет учета.

Проведенный документ формирует следующую проводку:

Дт 50.01 Кт 71.01-поступление денежных средств от подотчетного лица в кассу

Рис. 10. Окно документа ПКО при возврате неизрасходованных средств

7) Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств.

Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму выписывается документ Авансовый отчет, а на сумму превышения авансового отчета формируется еще один документ – Расходный кассовый ордер. В данном случае выбирается вид операции Выдача наличных подотчетному лицу. В поле сумма указывается недостающая сумма, которая будет выдана подотчетному лицу .

Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт , что очень удобно. К плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:

Во-первых, в программе не предусмотрен автоматический контроль над расчетами с подотчетными лицами, который мог бы предотвратить выдачу следующего аванса, в то время как подотчетное лицо не погасило задолженность по предыдущему авансу. Поэтому перед принятием решения о выдаче аванса следует проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность. Во-вторых, при проведении документа Авансовый отчет автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат по командировке.

В целом, с уверенностью можно сказать, что программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) предлагает удобные решения для ведения документации и отчетности по подотчетным лицам.

Список литературы

1. , Минитаева учетного процесса в комплексных информационных системах // Славянский форум. 2015. № 4 (10). С. 27-33.

2. Минитаева -коммуникационные технологии как инструмент экологического регулирования вредных веществ в атмосферу // Славянский форум. 2015. № 2 (8). С. 194-200.

3. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

4. , Степанова подходы к автоматизации процессов бюджетирования коммерческой организации// Лизинг. 2015. №8 . С. 32-37.

5. Минитаева современной системы государственного финансового контроля в Российской государственности // Вестник Российского экономического университета им. . 2015. № 6 (84). С. 88-93.

6. Степанова учетно-аналитических процедур и их отражение в корпоративных информационных системах // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 2-1. С. 138.

7. Степанова системы управления предприятием // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457.

8. Минитаева математических методов контроля влияния загрязняющих веществ на окружающую среду // Успехи современного естествознания. 2016. № 2. С. 48-52.

9. , Неделькин учетно-аналитические системы на производственном предприятии реального сектора экономики // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457-458.

10. , Межаков моделирование на примере прогнозирующей модели надежности с использованием искусственных нейронных сетей // Ученые записки Российского государственного социального университета. 2014. № 2 (124). С. 25-29.

11. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.

Пример расходов:

  • покупка материалов, ОС, товаров, бензина и т.д.;
  • почтовые расходы;
  • командировочные и суточные расходы;

Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.

Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:

Документ имеет несколько табличных частей:

На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:

  • Списание с расчетного счета;
  • Выдача денежных документов:

На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:

  • Чеки;
  • Накладные;
  • Счета-фактуры:

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:

Закладка Оплата . Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:

На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:

  • Расходы на приобретение билетов;
  • На услуги (представительские) и т.д.:

Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3

Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ , который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:

Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:

  • Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
  • В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
  • Указываем сумму;
  • Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать) – Выдача денежных средств подотчётнику:

  • Заполним поля Основание и Приложение:

Проводки документа Расходный кассовый ордер

Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.

Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3

Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:

  • В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
  • В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
  • Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:

РКО, который сформировали ранее:

Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:

  • Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
  • Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
  • Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:

Осталось лишь провести авансовый отчет.

Смотрим проводки им сформированные в 1С:

Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3

Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:

Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.

На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео.

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

  • почтовые расходы;
  • приобретение возвратной тары;
  • расчеты с поставщиками;

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

  • мышь оптическую – 200 руб.;
  • сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
  • заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать: